1. IMPORTACIÓN DE DOCUMENTOS

El rendimiento y la aceptación de un sistema de gestión de documentos depende en gran medida de la rapidez y facilidad con que pueden importarse al sistema distintos tipos de documentos, de fuentes diversas. DocuWare está pensado principalmente para entornos de oficina estándar, en los que se reciben documentos en bandejas de entrada electrónicas, donde se agrupan y organizan. De esas bandejas pasan a los archivadores. Los diversos archivadores forman el repositorio central que contiene toda la información necesaria para acceder al flujo de trabajo en la seguridad red y controlar dicho flujo. DocuWare ofrece funciones de importación avanzadas que pueden ser automatizadas con diversas opciones, a fin de garantizar la correcta ubicación para cada tipo de documento archivado.

Documentos en papel
Para la importación de cartas, documentos oficiales, registros, dibujos, notas y otros materiales impresos se utiliza un escáner cualquiera. DocuWare integra tanto el control de dispositivos sencillos, conectados a una estación de trabajo, como de escáneres de alto rendimiento a través de varias funciones. También es posible integrar directamente escáneres de red y dispositivos multifunción (copiadoras digitales) sin necesidad de usar otro software. Una vez digitalizados, los documentos se guardan en las bandejas de DocuWare, para procesarlos posteriormente o para guardarlos en los archivadores. Una opción extrae datos de documentos mediante el reconocimiento de código de barras u OCR durante el proceso de digitalización; los datos extraídos se utilizan para categorizar, indexar y guardar el documento en un archivador apropiado. Además, DocuWare es compatible con los principales programas de evaluación e importación, a través de interfaces universales.

Archivos de MS Office y otros formatos
DocuWare dispone de varios métodos de importación. Puede utilizar el ratón para arrastrar los archivos a bandejas de DocuWare, o usar el menú de importación. DocuWare es capaz de supervisar cualquier carpeta del sistema de archivos y puede importar archivos guardados recientemente, tanto en las bandejas como directamente en los archivadores. Toda la información de archivos es útil para categorizar e indexar los archivos. Esa información puede introducirse de forma automática o manual, y guardarla con los archivos. DocuWare tiene un módulo adicional especial para las aplicaciones de Microsoft Office, que sirve para transferir documentos recientemente tramitados directamente desde Word, Excel o PowerPoint hasta archivadores o bandejas de DocuWare. Otros fabricantes ofrecen funciones similares para otros programas. Además, con DocuWare TOOLKIT se facilita la integración de funciones de almacenamiento específicas de la empresa. Todos los archivos se importan con el formato original intacto. DocuWare permite especificar qué programa usar para mostrar cada tipo de documentos, y cuál para editarlos. De forma predeterminada, DocuWare muestra los documentos en su propio visor y usa la configuración del sistema operativo para editarlos. La función TIFFMAKER en combinación con la impresión ofrece una alternativa para el almacenamiento de documentos. Al imprimir desde la aplicación original con TIFFMAKER se genera una imagen TIFF o PNG genuina e inalterable a partir de la secuencia de datos de impresión, y se almacena la imagen en el archivador DocuWare. Con documentos del mismo tipo, tales como presupuestos o registros, los datos de categorización e índice se leen directamente desde el documento y se usan para almacenar los documentos automáticamente.

Gestión de informes empresariales
DocuWare puede integrarse en cualquier sistema empresarial, mediante el uso de interfaces y funciones universales. Facturas, libros diarios, informes y otros documentos creados internamente se archivan automáticamente con DocuWare. Utilizando la función TIFFMAKER, el programa los importa mediante secuencias de datos de impresión del sistema operativo Windows. Con el módulo opcional COLD/READ importa documentos de cola de impresión procedentes de entornos de gran sistema (mainframe). Los datos de impresión se guardan en documentos individuales, la información de índice se extrae y se almacena en el archivador. Además DocuWare también puede superponer formularios y membretes. DocuWare importa automáticamente datos existentes previamente o datos que es preciso conservar por razones legales. Si el sistema original o una herramienta de análisis necesitan los datos posteriormente, DocuWare los exportará conservando el nombre de archivo y el formato originales. DocuWare también dispone de módulos especiales para integrar a la perfección la familia de productos SAP R/3 y acceder a documentos R/3, incluso sin el sistema SAP. Asimismo proporciona interfaces certificadas para usar Navision y muchos otros sistemas ERP.

Correo electrónico
El volumen de correo electrónico circulante es cada vez mayor, pero con DocuWare resulta fácil almacenar los mensajes: bien en un depósito de correo independiente o junto con otros documentos relacionados por temas, según unos criterios establecidos. DocuWare puede importar mensajes de correo desde Microsoft Outlook y Exchange, y (opcionalmente) desde Lotus Notes/Domino. Para realizar la indexación automática utiliza datos como: remitente, destinatario, fecha y asunto. Los nombres de personas y empresas se complementan con información tomada de libretas de direcciones y otras bases de datos. El proceso de almacenamiento puede realizarse de modo totalmente automático o con la intervención del usuario (para confirmar y/o corregir).