productos docuware

3. BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS

La utilidad de un sistema de gestión de documentos depende principalmente de la rapidez con que se encuentra la información requerida por los usuarios. DocuWare facilita el proceso al máximo: permite indicar los términos requeridos completa o parcialmente, combinados o seleccionados en una lista. Es posible combinar búsquedas categorizadas y de texto completo. Cualquier método ofrece resultados en cuestión de segundos y los presenta en una lista que el usuario puede organizar como desee. También es posible representar gráficamente los archivadores de forma jerárquica, en una estructura de árbol.

Búsqueda de texto completo
El índice de texto completo de DocuWare puede utilizarse con todos los sistemas de base de datos compatibles. Y además puede extraer texto de cualquier documento digitalizado. La búsqueda de texto completo también permite usar caracteres comodín antes y después del texto, por ejemplo “almacén*”. Los casos del texto requerido hallados se resaltan en color en el visor de DocuWare.

Perfiles de búsqueda y almacenamiento especificados según tarea
El administrador de sistema puede definir de forma centralizada diversos cuadros de diálogo de búsqueda y almacenamiento, así como varias listas resultantes para un mismo archivador. La definición de los cuadros de diálogo especifica qué campos están disponibles para editar y cuáles se fijan con valores predeterminados. Los cuadros pueden asignarse a usuarios o roles concretos. Los usuarios trabajan con el cuadro de diálogo requerido para una tarea determinada, o eligen el que quieren para un archivador particular, en una lista mostrada en la ventana principal. Este método es conveniente para documentos que se usan con frecuencia y para tipos de documento (por ejemplo, contratos o registros) que es preciso archivar de un modo especial.

Integración con otros programas
DocuWare permite el acceso y la visualización directa de documentos en otras aplicaciones. Para ello ofrece una serie de opciones, entre las que se incluye el módulo LINK, configurables mediante menús, un SDK (Software Development Kit, kit del programador) para interfaces C, COM y .NET, integración de explorador y una interfaz SAP. Hay otras interfaces de marcas asociadas específicas para soluciones ERP.