productos docuware

2. ALMACENAMIENTO

DocuWare reúne todos los documentos, sea cual sea su origen, en el mismo archivador basándose en criterios homogéneos. Esto es aplicable a documentos oficiales (tanto digitalizados como creados en la empresa), correspondencia, dibujos, imágenes y todo tipo de documentación, así como correo electrónico y archivos de Office.

Estándares abiertos para datos de índice y documentos
Los archivos de documentos se guardan en los archivadores en su formato original o como archivos TIFF o PNG mediante el controlador de impresora TIFFMAKER, incluido como opción estándar en DocuWare. Para cada archivo de documentos se guarda un metarchivo en formato XML. Dicho archivo registra anotaciones, sellos electrónicos, firmas digitales y un duplicado de los campos de indexación y categorización para cada documento. La ubicación principal de campos de indexación y categorización es una base de datos relacional con enlaces a los documentos. Esto facilita la recuperación de todos los documentos y la posibilidad de añadirles un índice de texto completo, si es preciso.

Almaceniamento automático
DocuWare ofrece varios métodos para integrar automáticamente índices procedentes de fuentes externas como, por ejemplo, archivos de texto, bases de datos y libretas de direcciones, a fin de facilitar la indexación y categorización correcta. Algunos de esos métodos son funciones estándar, mientras que otros requieren módulos adicionales.

Sistemas de almacenamiento ensibles a la demanda
Los archivadores de DocuWare almacenan documentos en sus diversas fases: en el momento en que se importan o crean, durante los procesos de edición y procesamiento y hasta el fin del almacenamiento a largo plazo. El programa es compatible con las principales tecnologías de almacenamiento, ya sean de un solo disco duro o RAID, CD, DVD y WORM, de funcionamiento manual o automático, además de Content Addressed Storage (CAS) y soluciones de red de área de almacenamiento (SAN). La gestión mediante Integrated Hierarchical Storage Management (HSM) asegura la transferencia automática de documentos al medio de almacenamiento más apropiado según su estado (es decir, teniendo en cuenta factores como la frecuencia de acceso o requisitos legales).

Archivadores autónomos
Todos los documentos de un archivador, o los seleccionados, pueden leerse desde una unidad de CD o DVD, sin necesidad de que haya un cliente o software de DocuWare instalado en el ordenador del usuario para ver los documentos. De este modo, es posible distribuir catálogos, listas y dibujos técnicos con facilidad en CD o DVD a los clientes o proveedores que no tengan instalado un sistema DocuWare.